REGULAMIN ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu z dnia 01.12.2021

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

1. WPROWADZENIE

1.1. Niniejszy Regulamin Zgłoszeń Naruszeń Prawa (dalej: „Regulamin”) ustanawia zasady postępowania w zakresie składania, przyjmowania, rozpatrywania, rejestracji, archiwizacji oraz wprowadzania działań następczych Zgłoszeń Naruszeń Prawa (dalej: „Zgłoszeń”) kierowanych do Epo-Trans Logistic S.A. w Tychach ul. Graniczna 5.
1.2. Procedura sporządzona została w celu zachowania najwyższych standardów staranności, rzetelności, poufności i transparentności oraz zapewnienia neutralnych warunków postępowania na każdym etapie rozpatrywania Zgłoszenia. Realizacja wskazanego celu odbywa się poprzez wyłączenie z udziału w badaniu Zgłoszenia członków personelu Spółki mogących mieć jakikolwiek związek z przedmiotem Zgłoszenia.
1.3. Zakres Regulaminu obejmuje regulacje w przedmiocie:
a) zakresu przedmiotowego Zgłoszenia,
b) zakresu podmiotowego Regulaminu,
c) kanałów komunikacji w zakresie dokonywania Zgłoszeń,
d) odpowiedzialności jednostek w przedmiocie rozpatrywania Zgłoszeń,
e) postępowania w przedmiocie złożenia Zgłoszenia,
f) postępowania w przedmiocie przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń,
g) ochrony Zgłaszającego,
h) prowadzenia Rejestru Zgłoszeń,
i) terminowości i mechanizmów zapobiegających przewlekłości postępowania.

2. PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA

2.1. Zakres przedmiotowy Zgłoszeń składanych w ramach niniejszego Regulaminu obejmuje wszelkie przypadki naruszeń prawa, o których zgłaszający dowiedział się w kontekście związanym z pracą, polegających na działaniu, zaniechaniu lub mających na celu obejście prawa w zakresie następujących obszarów:
a) Zamówienia publiczne,
b) Usługi, produkty i rynki finansowe,
c) Zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
d) Bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
e) Bezpieczeństwo transportu,
f) Ochrona środowiska,
g) Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
h) Bezpieczeństwo żywności i pasz,
i) Zdrowie i dobrostan zwierząt,
j) Zdrowie publiczne,
k) Ochrona konsumentów,
l) Ochrona prywatności i danych osobowych,
m) Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,
n) Interesy finansowe Unii Europejskiej,
o) Rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, zasady konkurencji, pomoc państwa, opodatkowanie osób prawnych.

3. ZAKRES PODMIOTOWY REGULAMINU

3.1. Na podstawie niniejszego Regulaminu Zgłoszeń mogą dokonać :
a) Pracownicy,
b) Pracownicy, których stosunek pracy ustał,
c) Osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informacje o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
d) Osoby świadczące pracę na innej podstawie, niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
e) Członkowie organów Spółki,
f) Akcjonariusze,
g) Stażyści,
h) Wolontariusze,
i) Osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umów cywilnoprawnych,

– zwani dalej „Zgłaszającymi”.

4. KANAŁY KOMUNIKACJI W PRZEDMIOCIE DOKONANIA ZGŁOSZENIA

4.1. Zgłoszenia składane na podstawie niniejszego Regulaminu można kierować:
A. Pisemnie:
a) poprzez bezpośrednie złożenie Zgłoszenia do osoby upoważnionej do przyjęcia Zgłoszenia,
b) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: sygnalista@epo-trans.com.pl

c) korespondencyjnie na adres: Epo-Trans Logistic S.A. ul. Graniczna 5 43-100 Tychy z dopiskiem „Zgłoszenie”.
B. Ustnie:
a) za pośrednictwem bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek Zgłaszającego w terminie 7 dni od jego wpływu.
4.2. Z przekazania Zgłoszenia w formie ustnej, osoba przyjmująca sporządza pisemny protokół w dwóch egzemplarzach przeznaczonych dla: Zgłaszającego oraz osoby upoważnionej do przyjęcia Zgłoszenia.
4.3. Zgłoszenia dokonywane w formie korespondencji na adres Spółki przekazywane są bez ujawnienia wewnętrznej treści przesyłki do osoby upoważnionej.

5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ JEDNOSTEK

5.1. Osobą upoważnioną do przyjęcia Zgłoszenia jest Pani Anna Zięba i Pan Marek Geppart (dalej: „osoba upoważniona”) .
5.1.1. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń osoby w/w muszą posiadać pisemne upoważnienie pracodawcy.
5.2. Osoba upoważniona jest upoważniona w szczególności do: przyjęcia Zgłoszenia, potwierdzania przyjęcia Zgłoszenia, weryfikacji Zgłoszenia, dalszej komunikacji ze zgłaszającym w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania informacji zwrotnej, podejmowania działań następczych.
5.3. Zgłoszenia złożone do innych niż powyżej wskazana osoby przekazywane są do osób upoważnionych.
5.4. Osoba upoważniona na podstawie odrębnego upoważnienia może incydentalnie wyznaczyć inną osobę właściwą do rozpoznania indywidualnego Zgłoszenia, jeżeli przemawia za tym przedmiot i charakter Zgłoszenia.

6. POSTĘPOWANIE W PRZEDMIOCIE ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA

6.1. Zgłoszenie składa się za pośrednictwem wyszczególnionych w ramach Regulaminu kanałów komunikacji.
6.2. Zgłoszenie powinno w sposób zwięzły i przejrzysty określać przedmiot Zgłoszenia. W Zgłoszeniu należy przytoczyć okoliczności związane z przedmiotem Zgłoszenia. Zgłaszający powinien wraz ze Zgłoszeniem przedstawić dowody oraz wszelkie informacje, którymi dysponuje, a zwłaszcza w zakresie w jakim mogą mieć one znaczenie dla rozpatrzenia Zgłoszenia.
6.3. Zgłaszający może wskazać własne propozycje rozstrzygnięcia sprawy, jednocześnie zastrzega się, że postulaty Zgłaszającego nie wiążą osoby odpowiedzialnej za rozpatrzenie Zgłoszenia.
6.4. Zgłoszenie może być złożone z zachowaniem anonimowości.
6.4.1. Złożenie Zgłoszenia anonimowego może skutkować pozostawieniem Zgłoszenia bez rozpoznania w przypadkach, gdy: Zgłoszenie jest niekompletne lub występują poważne wątpliwości związane z przedmiotem Zgłoszenia bądź zaistnieją okoliczności wymagające przeprowadzenia czynności wyjaśniających z udziałem Zgłaszającego – uniemożliwiające nadanie Zgłoszeniu dalszego biegu.
6.5. Zgłoszenie powinno zawierać imię i nazwisko Zgłaszającego, stanowisko pracy lub określenie funkcji w związku, z którą Zgłaszający dowiedział się o zgłaszanym naruszeniu oraz dane kontaktowe, w tym w szczególności adres do korespondencji, a w miarę możliwości adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu. Niniejsze nie dotyczy Zgłoszenia anonimowego.
6.6. Dane osobowe Zgłaszającego są poufne i nie będą udostępniane osobom trzecim, które nie uczestniczą bezpośrednio w procesie przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszenia.
6.6.1. Dokumenty zawierające dane Zgłaszającego ujawniane osobom trzecim w toku czynności wyjaśniających podlegają anonimizacji.
6.6.2. Osoby wskazane w pkt 5.1.1 Regulaminu zobowiązane są do zachowania tajemnicy, co do wszelkich informacji o jakich dowiedziały się przy przyjmowaniu i rozpatrywaniu Zgłoszeń.

7. PRZYJMOWANIE I ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ

7.1. Zgłoszenia rozpozna p. Anna Zięba lub p.Marek Geppart oraz incydentalnie inna upoważniona osoba z zachowaniem celów wyznaczonych w pkt 1.2. Regulaminu.
7.2. W przypadkach, gdy Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, z którym powiązana podmiotowo lub przedmiotowo może być osoba upoważniona, zobowiązana jest ona wyłączyć się z rozpoznawania Zgłoszenia oraz wystąpić o upoważnienie innej osoby do rozpoznania Zgłoszenia.
7.3. Osoba upoważniona przy rozpatrywaniu Zgłoszenia, zwłaszcza w toku czynności wyjaśniających może współpracować z innymi podmiotami, w tym z podmiotami zewnętrznymi.
7.4. Osoba upoważniona potwierdza Zgłaszającemu przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że Zgłaszający nie podał adresu do przekazania potwierdzenia.
7.4.1. Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia dokonywane jest w pierwszej kolejności na podany w Zgłoszeniu adres poczty elektronicznej, a w razie braku jego wskazania na adres do korespondencji.
7.5. Zgłoszenie podlega rozpoznaniu bez zbędnej zwłoki. Zgłaszający otrzymuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, a w przypadku nie przekazania potwierdzenia Zgłaszającemu w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
7.5.1. Informacja zwrotna zawiera co najmniej informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa oraz wskazanie planowanych lub podjętych działań następczych.
7.6. Osoba upoważniona rozpoznając Zgłoszenie może podjąć następujące działania następcze:
a) przeprowadzić czynności wyjaśniające,
b) wnieść oskarżenie,
c) podjąć działania zmierzające do odzyskania środków finansowych,
d) zamknąć postępowanie.
7.7. Celem przeprowadzenia czynności wyjaśniających można powołać Komisję składającą się z osób specjalizujących się w dziedzinie, której dotyczy Zgłoszenie.
7.8. Osoby prowadzące czynności wyjaśniające zobowiązane są działać z należytą starannością celem oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu.
7.8.1. Prowadzący czynności wyjaśniające mogą z
7.9. Zastrzega się możliwość pozostawienia Zgłoszenia bez rozpoznania w przypadkach, gdy:
a) Zgłoszenie zostało złożone z naruszeniem Regulaminu,
b) Zgłoszenie zostało złożone anonimowo, a jest niekompletne lub zaistniały okoliczności wymagające przeprowadzenia czynności wyjaśniających z udziałem Zgłaszającego – uniemożliwiające nadanie Zgłoszeniu dalszego biegu.
osoba upoważniona zamyka postepowanie w sprawie rozpoznania Zgłoszenia wydaniem decyzji o:
a) Stwierdzeniu naruszenia prawa wraz ze wskazaniem środków naprawczych,
b) Braku stwierdzenia naruszeń prawa lub braku dostatecznych podstaw do jego stwierdzenia i zamknięciu postępowania.
c) Oddaleniu Zgłoszenia z uwagi na jego bezzasadność.
7.10. W razie stwierdzenia naruszenia prawa osoba upoważniona wskazuje środki naprawcze, w szczególności:
a) Zgłoszenie przestępstwa lub wykroczenia odpowiedniemu organowi publicznemu,
b) Zgłoszenie nadużyć odpowiedniej jednostce publicznej,
c) Sankcje wewnętrzne.
7.11. Osoba upoważniona czuwa nad wykonaniem środków naprawczych wskazywanych w decyzji, wydanej na skutek rozpatrzenia Zgłoszenia.
7.12. Zgromadzona dokumentacja przechowywana jest przez okres 5 lat od przyjęcia Zgłoszenia.

8. OCHRONA ZGŁASZAJĄCEGO

8.1. Zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia.
8.1.1. Przez niekorzystne traktowanie rozumie się:
a) Odmowę nawiązania stosunku pracy
b) Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
c) Niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony, niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa.
d) Obniżenie wynagrodzenia za pracę.
e) Wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
f) Pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
g) Przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
h) Zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych.
8.2. Nie podlega ochronie przed niekorzystnym traktowaniem Zgłaszający, który dokonał w sposób umyślny lub na skutek rażącego niedbalstwa Zgłoszenia nieprawdziwego.


9. REJESTR ZGŁOSZEŃ

9.1. Osoba upoważniona prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej: „Rejestr”).
9.2. Wpisowi do Rejestru podlega każde Zgłoszenie, które wpłynęło do osoby upoważnionej.
9.3. Każdemu Zgłoszeniu nadawany jest odrębny numer identyfikacyjny przypisany według kolejności przyjęcia Zgłoszenia
9.4. W Rejestrze umieszcza się następujące dane:
1) Numer Zgłoszenia,
2) Kanał zgłoszenia,
3) Informacje o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia wraz z datą potwierdzenia,
4) Przedmiot naruszenia,
5) Datę dokonania Zgłoszenia,
6) Informację o przekazaniu informacji zwrotnej wraz z datą przekazania,
7) Informację o podjętych działaniach następczych,
8) Datę zakończenia sprawy.
9.5. Zgromadzone w Rejestrze dane przechowywane są przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
9.6. Dane zgromadzone w Rejestrze są poufne i mogą być udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym oraz ewentualnie jednostkom zewnętrznym w celu wszczęcia lub prowadzenia dalszych postępowań.

10. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

10.1. W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, Spółka Epo-Trans Logistic S.A. informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych Zgłaszających oraz o przysługujących Zgłaszającym prawach z tym związanych.
10.2. Administratorem Danych Osobowych EPO-TRANS LOGISTIC Spółka Akcyjna z siedzibą przy ul. Granicznej 5, 43-100 Tychy, numer KRS: 0000243214, numer NIP: 646-26-99-090, adres e-mail: info@epotrans.pl
10.3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu: przeprowadzenia procesu rozpatrywania Zgłoszeń w ramach Regulaminu Zgłoszeń Naruszeń Prawa EPO-TRANS LOGISTIC Spółka Akcyjna.
10.4. Dane osobowe Zgłaszających będą przechowywane będą przez okres adekwatny i nie dłuższy od okresów zgodnych z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w poszczególnych obszarach przetwarzania danych osobowych.
10.5. Zgłaszający posiadają prawo do: żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
10.6. W celu wykonania praw określonych w pkt 10.5. Regulaminu należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: ul. Granicznej 5, 43-100 Tychy lub wysyłając e-mail na adres: info@epotrans.pl
10.7. Zgłaszający mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10.8. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
10.9. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie, do przetwarzania danych osobowych na potrzeby Regulaminu odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Polityki Prywatności Spółki – zamieszczone na stronie internetowej Spółki.

11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

11.1. Niniejszy dokument jest publikowany na stronie internetowej Spółki oraz pozostaje dostępny do wglądu w siedzibie Spółki na tablicy ogłoszeń.
11.2. Wszyscy pracownicy Spółki mają obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu.
11.3. Wszelkie zmiany Regulaminu wymagają zachowania formy pisemnej i uprzedniego uzgodnienia z przedstawicielami pracowników .
11.4. Wprowadzenie zmian w obrębie Regulaminu wymaga publikacji zaktualizowanego dokumentu Regulaminu na stronie internetowej Spółki.
11.5 Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 17.12.2021 r.